Folium
Оцифрування довідкового апарату архіву

Державним архівом Київської області спільно з компанією «Електронні архіви України» реалізовано пілотний проект з оцифрування описів архівних фондів і створення інформаційно-пошукової системи, призначеної для оперативного доступу і пошуку інформації по архівним фондам установи.

В рамках пілотного проекту оцифровано описи фонду №5634 «Книги реєстрації актів цивільного стану Київської області за 1919 – 1939 роки», які були передані в архів на постійне зберігання Головним управлінням юстиції Київської області. Дані описів у вигляді бази даних завантажені до інформаційно-пошукової системи на базі програмного продукту «Folium», розробленого компанією «Електронні архіви України». Інформація бази даних знаходиться у відкритому доступі для всіх бажаючих на офіційному сайті Державного архіву Київської області за посиланням  «Книги реєстрації актів цивільного стану Київської області за 1919 – 1939 роки. База даних», або безпосередньо на сайті: Електронний каталог. Державний архів Київської області.

База даних містить в собі інформацію про фонд, опис, індекс справи, назву справи, рік справи, вид події (народження, шлюб, смерть та ін.), відділ державної реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС), назву населеного пункту, термін зберігання справи, примітку.

Інформаційно-пошукова система надає можливість:

-      пошуку необхідної інформації за одним/кількома критеріями;

-      перегляду та сортування записів за релевантністю по любому з параметрів;

-      перегляд картки запису;

-      експорт/збереження інформації (картки, відібраних записів) в один з текстових форматів (PDF, MsWord) або її роздрук;

-      інше.

Реалізація пілотного проекту дозволить, з однієї сторони, зробити інформацію про фонди архіву більш відкритою, надати віддалений доступ до неї всім зацікавленим особам, з іншої сторони, дозволить оптимізувати роботу установи, зменшити навантаження на її співробітників.

На другому етапі проекту планується оцифрувати, завантажити в інформаційно-пошукову систему і надати відкритий доступ до описів фонду №384 «Київська губернська переписна комісія першого всезагального перепису населення 1897 року».