Folium
Організація сканування документів

При реалізації складних і багаторічних проектів такий простий на перший погляд процес як сканування документів, вимагає дотримання безлічі правил. Вони дозволяють не втратити жодної сторінки, виконати роботи швидко і якісно. Зупинимося докладніше на основних етапах:

undefined

Підготовка до сканування:

  •     отримання документів - складання відповідної документації (акт прийому / передачі);
  •     розшивання, вилучення з файлів, папок, коробок. Видалення скоб, скріпок;
  •     додавання роздільників для позначення початку / закінчення документів;
  •   розподіл документації під різні типи сканерів: зшиті / розшиті; за форматом (широкоформатні, А4); кольоровість; фізичний стан (якщо документи ветхі - можна провести часткову реставрацію) і т.д.

Сканування документів:

  •     безпосередньо оцифрування масиву паперових документів;
  •     перевірка скан -копій документів - виявлення браку;
  •     рескан (за потреби).

Приведення документів до початкового виду: 

  •     вилучення роздільників, зшивання;
  •     повернення паперової документації до первісного вигляду. Наприклад, якщо широкоформатна карта зберігалася в папці - її згортають згідно тих же вигинів, що були передбачені раніше;
  •     за потреби може проводитися заміна обкладинки (наприклад, для архівних справ);
  •     вся документація передається згідно документів, завіряється актами.

Залежно від масштабу проекту - процедура прийому / передачі на сканування документів може проводитися з різним ступенем регулярності (щодня, щотижня, щомісяця), відповідно до затвердженого календарного плану робіт . Також цей документ встановлює періодичність передачі графічних образів (скан-копій) Замовнику. Після сканування можлива також постобробка документів, конвертація в необхідний формат (наприклад, створення багатосторінкових PDF - файлів).

Далі масив відсканованих зображень записується на зовнішній носій і передається Замовнику. Копії документів після перевірки Клієнтом видаляються і не зберігаються у Виконавця.

Ключові слова :