Folium
Плідна співпраця

undefined

Рішення «Електронний архів» - довготривалий проект, що включає кілька фаз реалізації. Кожен окремий проект завжди унікальний, так як і документи підприємства, і потреби його співробітників суттєво відрізняються один від одного. Існують базові принципи, які застосовні в кожному разі (технічні аспекти зокрема), однак з усіх інших питань - спеціалісти високого рівня шукають персональні варіанти.

У цьому матеріалі ми зупинимося на першому і найважливішому етапі впровадження електронного архіву - попередній фазі проекту, а конкретніше - учасниках цього етапу. Фаза починається задовго до співпраці підприємства з компанією - виконавцем проекту, а саме з моменту усвідомлення потреби в електронному архіві (ЕА).

У ході цього етапу необхідно вирішити наступні завдання:

  1. Провести експертизу документів, зібрати і проаналізувати дані з технічних та фінансових показників, які необхідні для оцінки можливостей підприємства.
  2. Оцінка можливості реалізації ЕА.
  3. Ухвалення рішення про реалізацію проекту
  4. Визначення основних параметрів майбутнього ЕА
  5. Визначення основних параметрів процесу розробки ЕА

Хто бере участь у першому етапі створення електронного архіву?

До складу робочої групи на першому етапі включаються такі фахівці компанії , яка розглядає можливість реалізації проекту:

  • представник керівництва підприємства. Часто виступає також ініціатором проведення робіт ;
  • керівник проекту зі створення електронного архіву - менеджер проекту з боку Замовника;
  • фахівці підрозділів, де найбільш гостро сформувалася потреба в ЕА.
  • представники IT- департаменту, служби безпеки.

Із зовнішнього боку залучаються*:

  • компанії-постачальники послуг зі створення електронного архіву;
  • системні інтегратори;
  • компанії- розробники програмного забезпечення для електронного архіву;
  • організації, які надають консультаційні послуги з документального забезпечення з використанням інформаційних технологій.

Залежно від прийнятих в організації правил створення робочої групи може бути оформлено наказом або розпорядженням керівництва організації , одночасно або окремо з наказом / розпорядженням про відкриття проекту створення ЕА або проведенні попереднього обстеження.

* Всі вищенаведені функції може виконувати один Виконавець, у випадку якщо компанія компетентна в усіх питаннях і має хорошу репутацію на ринку.

Завершальним етапом цієї фази є остаточне рішення про створення електронного архіву, підготовка документації, яка закріплює всі основні моменти реалізації проекту (концепція рішення, загальний опису, загальні параметри роботи на час створення електронного архіву) і т.д.

Ключові слова :