Folium
Як працюють архіви в світі та Україні

undefinedАрхівні документи є однією зі складових системи цінностей держави. Це і засіб управління суспільними процесами, і матриця соціальної пам'яті, і фонд, що визначає самобутність нації.

Розміри архівних фондів нараховують мілльярди одиниць, з них пріоритетного збереження вимагають не більше 10% інформації. Але навіть це кількість - десятки мільйонів листів інформації.

Саме тому процес створення електронного архіву може тривати кілька років або десятків років, залежно від обсягу фондів. Він включає в себе:

  1. Складання переліку пріоритетних фондів у кожному архіву.
  2. Опис технологічних і організаційних регламентів роботи.
  3. Залучення спеціалізованих комерційних компаній для оцифровки і виконання залпового введення архівних документів протягом 1-5 років.
  4. Створення підрозділів в архівах з числа співробітників, що виконують оцифровку поточних надходжень.
  5. Створення єдиного інформаційного простору на рівні державних структур , що об'єднує дані всіх архівних установ.


Архіви в світі

Результат такої державної політики можна побачити сьогодні на сайтах різних країн світу. У т.ч.:

На цих ресурсах населенню надається можливість доступу до інформації державних архівів, бібліотек, музеїв в структурованому вигляді. Обсяг фондів, що знаходяться у відкритому доступі, складає більше 10 млн. одиниць інформації.


Українські архіви

Що ж на сьогоднішній день відбувається з електронними архівами в Україні і як забезпечується доступ до інформації громадян? У травні 2007 року був створений Центральний державний електронний архів України, головним завданням якого є облік, збереження архівного фонду України.

На офіційному веб-порталі Державної архівної служби України розділ
«Електронні документи, електронні архіви» містить нормативну базу.

Інформація для населення, електронні документи присутні в розділі «Документальні виставки on-line». У розділі представлені документи державних архівів України. Загальна кількість документів - близько 15 тисяч, з них 785 фотодокументів*. Загальна кількість документів в Національному архівному фонді України близько 58 млн. одиниць зберігання.

* Для інформації: професійне обладнання і фахівець з електронного архіву працюють з продуктивність 3000 документів в день.


Інші архіви.

Центральний державний електронний архів України пропонує заповнити заявку на отримання інформації з фондів. Доступ до електронних архівних фондів для населення відсутня.

Центральний державний історичний архів України (м. Київ) пропонує на сайті перелік фондів. Доступ до електронних архівних фондів для населення відсутній.

Державний архів Одеської області одним з перших почав створення свого електронного архіву. Щоправда, в ньому відсутній єдиний пошуковий механізм і каталогізація. Сформувати пошуковий запит і отримати перелік документів за запитом неможливо.


Перспективи розвитку електронних архівів в майбутньому


Тим часом, в Україні є всі передумови, щоб у найкоротші терміни (1-5 років) вивести архівну галузь на рівень світових стандартів, а саме:

  • знання міжнародних стандартів оцифрування, структури метаданих, формату експорту / імпорту даних;
  • прогресивні директори та співробітники архівів, які готові вчитися і впроваджувати нові IT-технології в архівах;
  • комерційні спеціалізовані компанії, які створюють електронний архів за європейськими стандартами якості.