Folium
Оцифрування архіву в період кризи

У період кризи, коли відбуваються організаційні, кадрові зміни, питання наступності та оптимізації всіх процедур на підприємстві виходить на перше місце.

За свою історію будь-яке підприємство накопичило науковий, технологічний, інтелектуальний, кадровий потенціал, який важливо зберегти.

Цей потенціал зосереджений в документальному фонді кожного підприємства. Близько 95 % з них знаходяться зараз у паперовому вигляді, і лише 5 % - у системах електронного документообігу. Відповідальність за збереження і розвиток такого потенціалу лежить на керівництві підприємства.

У період кризи, коли є вимушена потреба скорочувати персонал і проводити ротацію кадрів, необхідно звести до мінімуму вплив «людського фактора».

Оцифрування архіву особливо важлива для документів, що становлять історичну та культурну цінність, містять відомості про потенційно небезпечних об'єктах, для того, щоб:

  1. Забезпечити з одного боку збереження найбільш цінних і затребуваних документів, а з іншого - доступ населення до інформації, що міститься в них.
  2. Отримати точні статистичні дані за обсягом та складом архівних фондів для подальшого стратегічного планування.
  3. Забезпечити оперативний доступ до документів, необхідних для проведення аварійних та рятувальних робіт при ліквідації надзвичайних ситуацій на об'єктах систем життєзабезпечення населення, промислових об'єктах і транспортних комунікаціях.

archivesПеред тим, як починати проект з оцифрування архіву , необхідно виконати наступні підготовчі етапи:

  1. Інвентаризація фондів документів (архіви підприємства, картотеки, каталоги, фонди нормативної, технологічної, конструкторської, проектної документації тощо).
  2. Оцифрування науково-довідкового апарату: картотек, каталогів та інших довідкових матеріалів.
  3. Визначення переліку документів (фондів), які потрібно зберегти в першу чергу (зазвичай це не більше 10 % всіх документів).
  4. Визначення порядку оцифрування і розміщення в електронній довідковій базі.

Такий підхід дозволяє на рік оцифрувати близько 1 млн. одиниць інформації.

Проект з оцифрування архівів, як будь комплексний технічний проект, вимагає участі професіоналів. Існує два варіант реалізації таких проектів:

  •  створення на підприємстві центрі оцифровки . Це має сенс при обсязі архіву більше 10 млн. сторінок. У цьому випадку необхідно залучити зовнішніх фахівців для навчання співробітників підприємства .
  •  залучення спеціалізованої компанії з оцифрування архівів.

Обидва підходи вимагають серйозної попередньої підготовки.