Folium
Клієнти - назавжди

Компанія «ЕЛАУ» пропонує ознайомитися з реалізованим рішенням «Електронний архів договорів». Впорядкувати й організувати роботу з документами підприємства – легше, ніж ви думаєте.

Ідея створити електронний архів виникла після того, як в компанії, що працює в сільськогосподарському секторі, почало накопичуватися чимало документів. Особливі складнощі виникли із договорами оренди земельних ділянок. Річ у тім, що співробітники багато часу використовували на пошук оригіналів документів, які стопками складені в папках, які в свою чергу знаходилися в різних приміщеннях. Це ускладнювало доступ до них, часто доводилося залежати від людей з інших філіалів і підрозділів компанії.  Стало зрозуміло – проводити надалі ефективну роботу з документами можливо лише в електронному вигляді

Які вимоги були поставлені Замовником?

  • Провести інвентаризацію документів, налагодити їх облік і  зберігання, контролювати актуальність;
  • Не використовувати оригінали документів без нагальної потреби, зменшити ризики їх втрати/пошкодження;
  • Мати швидкий пошук та доступ до інформації, скоротити час на її обробку, аналіз та узагальнення;
  • Дати можливість одночасної  роботи  з документами в електронному вигляді користувачам незалежно від місця їх перебування (віддалено);
  • Захистити інформацію, доступ до неї виключно на підставі наданих привілеїв і прав, гарантоване протоколювання всіх подій;
  • Зменшити витрати на зберігання/транспортування документів у/до віддалених підрозділів (філіалів);
  • Мати можливість самостійно проводити подальше наповнення електронного архіву.

Впровадження програмного продукту Folium забезпечило:

  • централізоване зберігання інформації
  • пошук, додавання, перегляд, збереження і видалення інформації з системи;
  • статистика (звіти)  щодо функціонування системи;
  • розподілений доступ користувачів до документів, аудит їх дій в системі;
  • взаємодія з іншими автоматизованими інформаційними системами управління інформацією (експорт, імпорт)

undefinedРезультат роботи електронного архіву:

  • Архів договорів впорядкований – для пошуку інформації (договорів, клієнтів, об’єктів) достатньо ввести один із атрибутів документа. 
  • Експертиза архіву дозволила виокремити дублі (другий примірник, який необхідно передати орендодавцю).
  • Співробітники компанії використовують значно меншу часу на роботу з документами.

Замовити презентацію рішення «Електронний архів договорів» можна за телефоном: +380 44 498-20-09, або надіславши запит на: info@elau.org.