Folium
Як створити електронний архів технічної документації

undefined

Ідея створення електронного архіву виникла у Замовника внаслідок гострої необхідності організації швидкого доступу технічних підрозділів комплексу до проектної документації під час ремонтно-технічних і будівельних робіт. Оригінали документів часто копіювалися, від частого використання втрачали свій первинний фізичний вид. Подальший такий підхід до пошуку інформації означав ризик втрати цінної інформації, а також значні витрати на тиражування документів.

Під час експертизи масиву документів було прийнято рішення про переведення документації в електронний вигляд.Організація подібного формату зберігання і використання технічної документації сприятиме:

  • оперативному пошуку необхідного базису документації, можливості її віддаленого використання більш ніж одним співробітником одночасно;
  • організації багаторівневого доступу до різних масивів документів (селекція прав доступу);
  • забезпечення збереження актуальної та необхідної документації.

У ході проекту було відскановано понад 1000 одиниць специфічної проектної документації, виконаної на різних паперових носіях – від А4 до А0+ форматів. Головна особливість створення електронного архіву документів на даному підприємстві – це технологія розділення документів різного формату однієї папки перед скануванням (для розподілу за типами сканерів, на яких проводилася робота) з подальшим їх об'єднанням.

Вже після етапу сканування на основі всіх матеріалів було створено реєстр проектної документації комплексу, що дозволило швидко реалізовувати пошук необхідної інформації.

Впровадження рішення електронний архів проектної документації забезпечило:

  • цілодобовий доступ до технічної документації оперативних технічних служб;
  • проведення інвентаризації наявного базису документів , їх систематизація
  • збереження оригіналів документів ( за допомогою практики регулярного використання їх електронних копій).

Як результат, технічна документація комплексу систематизована, процес пошуку необхідної документації прискорений у десятки разів, а цінні оригінали захищені від втрати, псування і знищення.


Щоб дізнатися більше про рішення Електронний архів – ознайомтеся з інформацією тут.  

Ключові слова :