Folium
Кадровий електронний архів

electronnyi-archiv-kadrov

Актуальність впровадження електронного архіву кадрових документів (з особового складу) обумовлено як частотою запитів кадрової документації, так і достатньо тривалим строком зберігання цього виду документів (до 75 років).

Замовник

Компанія ЕЛАУ розробила електронній архів з особового складу для промислового підприємства, в складі якого знаходиться 3 шахти, а штат співробітників коливається від 3500 до 5000 робітників. Підприємство функціонує х 1973 року.

Замовник звернувся з запитом про створення електронного архіву кадрової документації, бажаючи скоротити час на підготовку

довідок по заробітній платі, трудовому стажу, підтвердженню пільг звільнених співробітників. З огляду на великий штат та специфіку дільності підприємства (наявність документації, фіксуючої виробничо-трудовий травматизм, підтверджуючої роботу людини в умовах шкідливого виробництва, що дає право на пільги) обробка запитів, яких поступало біля 200 в місяць, при роботі з паперовим архівом була трудомісткою та тривалою в часі.

Виконання робіт

Виробивши конкретне та детальне технічне завдання с Замовником по впровадженню  електронного архіву з особового складу, команда «ЕЛАУ» приступила до реалізації проекту. Для досягнення оптимального та найбільш якісного результату на етапі сканування документації, попередньо була проведена процедура розшивки (с  послідуючим зшиванням) 2 190 справ, оцифровано 605 000 сторінок. Для зручності та простоти роботи вже з електронним базисом документації, на підприємстві було встановлено систему електронного архіву Folium (розроблений спеціалістами компанії «Електронні архіви України» програмний продукт, що дозволяє організувати та структурувати оцифровані архівні документи).

Робота з сканування кадрової документації була обумовлена рядом особливостей:

-        оцифруванню підлягали справи періодів 1973-2013 років, 30% з яких були дуже старими;

-        суттєва частина документів містила рукописний та зникаючий машинописний текст;

-        робота по проекту велася у 2 зміни, на території замовника працювала мобільна бригада.

Електронний архів з особового складу на підприємстві дозволив:

  • знизити  трудозатрати на пошук та оформлення інформації по запитам в архів в 24 рази;
  • вивести з постійного вжитку оригінали паперових документів (забезпечивши їх збереження від втрати, псування, умисного редагування та ін.).

    undefined