Folium
Електронний архів документів агропідприємства

elektronnyi-arhiv-dokumentov

Компанія ЕЛАУ виконала проект з впровадження електронного архіву документів для фінансового відділу великого українського агропідприємства.

Замовник:

Компанія з закупки та реалізації сільськогосподарської продукції на українському на іноземному ринках. Існує більше 8 років.

Замовник звернувся з проблемою необхідності впровадження рішення «Електронний архів документів» - співробітники фінансового відділу систематично стикалися з рядом проблем, особливо в період підготовки до перевірок:

  • Тривалий в часі та трудоємкий процес пошуку необхідної документації, формування звітів;
  • Необхідність транспортування документів (підприємство мало велику сітку філіалів), що негативно відображалось на оперативність вирішення поставлених задач;
  • Постійний ризик втрати документів (в зв’язку з періодичною необхідністю їх транспортування  та систематичного збільшення їх об’ємів).

Зважаючи на вищевказані обставини, керівництвом компанії було прийнято рішення про впровадження електронного архіву документів фінансового відділу.

Задачі:

  • Оперативний пошук комплекту документів по контрагенту (підприємство на момент реалізації проекту працювало більш як з 600 контрагентами)
  • Забезпечення доступу до документів підприємства та всіх його філіалів з одного «робочого місця» (ліквідуючи необхідність транспортування документів та їх тривалого пошуку по філіалах)
  • Систематизація документів по категоріям (можливість здійснювати пошук по базі за конкретним параметром – номером, датою, типом документу, контрагентом, кодом ЕДРПОУ
  • Забезпечення збереження документації
  • Зменшення часових та ресурсних затрат на підготовку до перевірок.

Після формулювання задач, попередньої експертної оцінки та затвердження технічного завдання, команда компанії «Електронні архіви України» безпосередньо розпочала роботу з паперовими архівами Замовника. Було від скановано 108 000 сторінок документів формату А4. Електронні копії документів були ідентифіковані за рядом ознак документів (номером, датою, типом документу, контрагентом, кодом ЕДРПОУ) та поміщені в систему електронного архіву Folium. Час реалізації проекту – 2 місяці.

 Результат:

По результатам впровадження електронного архіву документів бухгалтерія даного підприємства отримала можливість індивідуального доступу до документів с системою багаторівневих доступів до різних базисів  інформації, з фіксацією всіх дій в цій системі. Час на пошук документів скоротилось більш як в 8 разів. Паперовий архів вивезено з офісу компанії.

В процесі виконання робіт на підприємстві були виявлені факти відсутності сторінок оригіналів договорів, порушення уніфікації назв контрагентів та інші порушення у веденні бухгалтерії.

undefined