Folium
Електронний архів: мета створення

Регулярні дослідження, що проводяться в Україні, свідчать, що більшість користувачів виділяють такі переваги безпаперових технологій як: економія часу співробітників, коштів підприємств, підвищення ефективності роботи та можливість спільної роботи з документами.

Електронний архів - гарант забезпечення повноцінного обліку та зберігання документів підприємства

  • documents

    Створення страхового фонду облікової документації (захист від пожежі, втрати, розкрадання, псування).
  • Скорочення кількості облікових документів на паперових носіях (наприклад, інвентарні книги, описи).
  • Забезпечення збереження стародруків, рідкісних і особливо цінних документів (використання яких у паперовому вигляді призводить до зношення і подальшого знищення документа - рідкісні книги, архівні справи).
  • Організація зберігання електронних документів в компактному вигляді.
  • Отримання необмеженого числа копій документів у паперовому та електронному вигляді без звернення до паперового оригіналу (наприклад, для видачі за запитами громадян, для відправки в підзвітні підрозділи).
  • Забезпечення можливості довгострокового зберігання документів і доступу до них.


 
Електронний архів - засіб оптимізації роботи з документами на підприємстві

  • Організація одночасної роботи з електронними документами декількох користувачів.
  • Розмежування прав доступу користувачів до інформації.
  • Забезпечення інформаційної безпеки.
  • Скорочення часу обробки запитів, пошук інформації.
  • Збільшення оперативності доступу до інформації.
  • Забезпечення оперативного пошуку і доступу до документів страхового фонду документації в кризових ситуаціях.
  • Створення широких можливостей публічного доступу до архівних документів історичного , культурного і наукового спадщини.


Результат використання електронного архіву виражається в:

  1. Підвищенні рівня інформаційного забезпечення населення.
  2. Підвищенні рівня якості прийняття рішень.
  3. Виключення ризику, пов'язаного з «людським фактором».
  4. Наступності поколінь фахівців.
  5. Економії офісних площ для зберігання документів.
  6. Скорочення витрат на утримання штату співробітників, що працюють з паперовими та електронними документами.
  7. Прозорості стану справ у філіях та віддалених офісах.
  8. Використанні електронного архіву як нематеріального активу при продажу підприємства, злиттях і поглинаннях (особливо актуально для промисловості, нафтогазового комплексу, коли в документах містяться відомості для стратегічного планування, наприклад, результати геологічної розвідки родовищ, креслення конструкцій літаків тощо).
  9. Бистрому підборі та пошуку документів в екстрених ситуаціях.
  10. Можливості проведення НДДКР (тільки вивчивши попередній досвід наукових досліджень , можна успішно рухатися вперед).


Замовити експертизу для оцінки вартості проекту «Електронний архів» на вашому підприємстві можна тут.

Ключові слова :