Folium
Про положення Типової інструкції з діловодства

Одним із  кроків у напрямку нормативно-методичного забезпечення діловодства й архівної справи є затвердження Кабінетом Міністрів України Типової інструкції з діловодства в центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (далі –  Інструкція), що підготовлена Державною архівною службою України (постанова від 30 листопада 2011 р. № 1242).  У зв’язку з цим, постанова Кабінету Міністрів України від 17.10.1997  № 1153 «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади,  Раді міністрів Автономної Республіки Крим,  місцевих органах виконавчої влади», втратила чинність.

Положення Інструкції поширюються на організацію роботи з документами незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, включаючи їх підготовку,  реєстрацію, облік і контроль за виконанням, що здійснюються за допомогою програмно-технічних комплексів.

Разом з цим в Інструкції не висвітлюються питання роботи з електронними документами та електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису.

Порядок впровадження в установах юридично значимого електронного документообігу, як зазначено і Інструкції, буде визначатися окремим нормативно-правовим актом.

В Інструкції розмежовано два поняття: «електронний документ» та «документ в  електронній формі»). Це зумовлено тим, що відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» електронним документом визнається документ, засвідчений електронним цифровим підписом. А документ в електронній формі – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних без електронного цифрового підпису (в сканованій формі).

До сфери регулювання в новій Інструкції віднесено всю документацію, що створюється та використовується в управлінській діяльності. Але вимоги до підготовки документів (склад реквізитів, порядок їх оформлення і розташування), що закріплені в Інструкції, поширюється лише на організаційно-розпорядчу документацію.

Стосовно документів інших підсистем управлінської документації (планової, фінансової, звітно-статистичної, первинно-облікової, бухгалтерсько-облікової, тощо) Інструкція встановлює лише вимоги щодо їх реєстрації, обліку, контролю виконання, зберігання.  Питання оформлення цих документів знаходиться поза сферою регулювання Інструкції.

Уперше в нормативно-правовому акті встановлено вимоги щодо складання окремих видів документів (різних видів наказів, протоколів, службових листів).  Це  повинно сприяти запровадженню єдиних підходів щодо підготовки та оформлення основних організаційно-розпорядчих документів.

Законом України «Про доступ до публічної інформації», що набрав чинності 9 травня 2011 року, в управлінську та діловодну практику введено нове поняття - «службова інформація».

Службовою інформацією є інформація, що міститься в документах суб'єктів  владних повноважень, які становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію, доповідні записки, рекомендації,  якщо вони пов'язані з розробкою напряму діяльності установи або здійсненням контрольних, наглядових функцій органами державної влади, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень, а також  інформація, що зібрана в процесі оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, у сфері оборони країни, яку не віднесено до державної таємниці. Документи, що її містять, повинні мати гриф обмеження «Для службового користування». Прийняття зазначеного Закону вимагає  внесення відповідних змін до нормативних актів, що регулюють питання організації роботи з документами, що містять службову інформацію. Зараз йде робота з укладання нової інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, яка буде подана на розгляд Кабінетові Міністрів України.

Інформація надана ​​нашим експертом - Олександром Денисенком, старшим науковим співробітником Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства.

Ключові слова : ,