Folium
Електронний цифровий підпис

Для здійснення своєї діяльності підприємствам необхідно складати, оброблювати, передавати, одержувати, зберігати, використовувати та знищувати велику кількість документів. Для прискорення та спрощення цих процесів використовуються документи у електронній формі. Наприклад, за допомогою спеціального програмного забезпечення бухгалтер, працівник служби кадрів має змогу скласти та відправити обов’язкову регулярну звітність до органів податкової служби, пенсійного фонду, центру зайнятості або до інших державних органів у найкоротші терміни.

Організація і порядок ведення електронного документообігу та правовий статус і відносини з використання електронного цифрового підпису сьогодні в Україні визначається Законами України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронний цифровий підпис», прийняті 22 травня 2003 року.

Для того, щоб електронні документи можна було вважати цілісними, тобто для того, щоб їх юридична сила прирівнювалася до документів на папері, використовується електронний підпис та його захищений спеціальними програмними засобами вид - електронний цифровий підпис (далі – ЕЦП).

ЕЦП накладається особою, що має право підпису документів, за допомогою так званого особистого ключа. При отриманні кореспондентом електронного документа  цілісність і справжність ЕЦП перевіряється сертифікатом відкритого ключа за допомогою програмного забезпечення. Якщо в документ в процесі пересилки були внесені які-небудь зміни, нехай навіть зовсім незначні, то підміна обов’язково виявиться.

Органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації державної форми власності для засвідчення чинності відкритого ключа  використовують лише посилений сертифікат ключа.

Порядок застосування цифрового підпису в банківській діяльності визначається Національним банком України.

Інші юридичні особи (зокрема, комерційні підприємства) можуть на договірних засадах засвідчувати чинність відкритого ключа сертифікатом ключа, сформованим центром сертифікації ключів, а також використовувати  електронний цифровий підпис без сертифіката ключа. Слід зауважити, що використання електронного цифрового підпису не змінює порядку підписання договорів та інших  документів,  встановленого  законом для вчинення правочинів у письмовій формі.

Щоби установа могла готувати та відправляти електронні документи, що відповідають чинному законодавству, треба отримати сам електронний цифровий підпис та сертифікати відкритих ключів для посадових осіб, що мають право підпису та печатку юридичної особи. Це можна зробити у центрі сертифікації ключів.

В Україні існує декілька таких центрів. Для отримання ЕЦП підприємством, що планує впровадити ЕЦП, укладається договір на послуги електронного цифрового підпису з відповідним центром сертифікації.

Віднедавна обов’язки з акредитації центрів сертифікації ключів покладено на Міністерство юстиції України, який виконує функцію центрального засвідчувального органу системи електронного цифрового підпису.

Електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо:

  • електронний цифровий підпис підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних  засобів  цифрового підпису;
  • під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису;
  • особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.

Незважаючи на поки-що певну недосконалість нормативного забезпечення у галузі ЕЦП, переваги електронного документообігу з застосуванням ЕЦП все більше і більше оцінюють як державні органи, так і юридичні особи, пов’язані між собою підготовкою та отриманням різних видів звітів. Відповідні нормативні акти стосовно подавання звітів у електронному вигляді прийнято:

Державною податковою службою України, Державною службою статистики України, Пенсійним фондом України; Фондом соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України; Державною комісією з цінних паперів та фондового ринку та деякими іншими.

Інформація надана ​​нашим експертом - Олександром Денисенком, старшим науковим співробітником Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства.