Folium
Создание электронного архива

Зачем создавать электронный архив?

Создание электронного архиваПроблема постоянного увеличения объемов бумажной документации актуальна для любого предприятия, независимо от рода деятельности. Это существенно утяжеляет и затягивает процесс поиска и анализа информации для принятия бизнес-решений, а также увеличивается риск их утраты. 

Для избежания таких ситуаций новосозданные документы хранятся в системах электронного документооборота, но это не решает проблему хранения и использования архивной документации на бумажных носителях.

Архив – это перспектива и капитал компании, источник информации для принятия стратегических решений; систематизированное и максимально удобное решение для поддержки работы современного предприятия. А электронные архивы давно применяются в других странах как мощный безопасный инструмент для работы с информацией.

Функции электронного архива

Давайте определимся с основными функциями, которые выполняет электронный архив:

Поиск. В считанные секунды можно найти документ по дате, персоналии, номеру, типу и т.д. Это можно сделать самостоятельно, с рабочего места или же удаленно. После – отправить по электронной почте, сформировать отчет, список документов. Такой подход увеличивает количество обработанных запросов за период, влияет на эффективность труда сотрудников компании.

Учет. Электронный архив помогает отслеживать частоту обращения к документам; дает возможность проводить сверку комплектности оригиналов; обеспечивает прозрачность ведения дел в удаленных подразделениях, офисах. А контроль за передвижением (просмотром, использованием) документов, и разграничение прав доступа пользователей гарантирует информационную безопасность предприятия.

Хранение. Системность, структурированность и безопасность сохранения документов – основные преимущества данного решения. Создав электронный архив, вы обеспечите сохранность ваших бумажных документов, и получите страховую копию документов на случай безвозвратной потери (пожары, наводнения, хищения, неумышленное уничтожение, потеря). Используя цифровые копии документов, число обращений к оригиналу снижается, а значит – риск физического износа оригиналов можно минимизировать (не будут ветшать, рваться).

Этапы создания электронного архива

Процесс создания электронного архива обычно состоит из устоявшейся последовательности этапов. Безусловно, в зависимости от особенностей "первоисточника", эта последовательность может меняться, однако чаще всего она имеет следующий вид:

  • Экспертная оценка архивного массива(оценка объемов документации, определение приоритетных фондов, подбор технологии, согласование регламента взаимодействия сторон);
  • Выполнение пилотного проекта (с проведением корректировки технологии);  
  • Сканирование основного объема документов
  • Выделение атрибутов документов для их дальнейшего поиска;
  • Внедрение и наполнение системы электронного архива на предприятии.   

Кто может создать электронный архив?

Компания ЭЛАУ уже почти восемь лет проводит полный спектр работ связанных с созданием электронных архивов любой сложности для самых разнообразных организаций и предприятий.

Среди наших клиентов: органы власти, государственные предприятия, учреждения образования и культуры, промышленные предприятия, коммерческие компании (медицина/фармацевтика, строительство, ритейл), государственные архивы.

С чем нам приходилось работать: с кадровыми архивами, организационно-распорядительными документами, финансовой (бухгалтерской) документацией, нормативной документацией, клиентскими досье, собраниями раритетных книг, коллекциями нумизматики и фалеристики и многим-многим другим.

Обратитесь к нам и мы охотно возьмем на себя все заботы по созданию полноценного электронного архива вашей организации или предприятия!