Folium
Створення електронного архіву

Навіщо створювати електронний архів

Створення електронного архівуПроблема постійного збільшення обсягів паперової документації актуальна для будь-якого підприємства, незалежно від роду його діяльності. Це суттєво ускладнює та затягує процес пошуку та аналізу інформації для прийняття бізнес-рішень, збільшує ризик її втрати.

Задля уникнення таких ситуацій новостворені документи зберігаються в системах електронного документообігу, проте це не вирішує проблеми збеженння та використання архівної документації на паперових носіях.

Архів – це перспектива та капітал компанії, джерело інформації для прийняття стратегічних рішень; систематизоване та максимально зручне рішення для підтримки роботи сучасного підприємства. А електронні архіви вже давно використовуються іншими країнами як безпечний інструмент для швидкого отримання будь-якої інформації з документів.

Функції електронного архіву

Давайте визначимося із основними функціями, які виконує електроннний архів:

Пошук. За лічені хвилини можливо знайти документ за необхідним параметром (даті, персоналії, номеру, типу і т.д.). Виконання пошуку документів в електронному архіві можливо здійснити в зручний спосіб – з робочого місця чи дистанційно, а після – відправити електронною поштою, сформувати звіт, список документів. Такий підхід до роботи с документами суттєво підвищує  оперативність обробки запитів та кардинально впливає на ефективність роботи співробітників компанії.

Облік. Допомагає відстежити частоту звернень до документів, дає можливість проводити звірку комплектності оригіналів; забезпечує прозорість ведення справ в дистанційних підрозділах, офісах. Електронний архів забезпечує інформаційну безпеку, шляхом контролю за рухом (переглядом) документів, дозволяє розмежувати користувачів у доступі до різного роду інформаційних баз.

Зберігання. Системність, структурованість та безпека збереження документів – основні переваги даного рішення. Створюючи електронний архів, ви забезпечуєте безпеку  збереження ваших паперових документів, маючи в своєму розпорядженні страхову копію на випадок незворотної втрати  (пожежі, затоплення, викрадення, ненавмисне знищення, втрата). Використовуючи цифрові копії документів, зменшується число звернень до оригіналу, що знижує ризик фізичного зносу (не буде підлягати старінню, рватись).

Етапи створення електронного архіву

Процес створення електронного архіву зазвичай складається зі сталої послідовності етапів. Безумовно, в залежності від особливостей "першоджерела", ця послідовність може зазнавати змін, проте найчастіше вона має наступний вигляд:

  • Експертна оцінка архівної бази (оцінка об’ємів документації, підбір найбільш коректної в конкретному випадку технології, погодження регламенту взаємодії сторін);
  • Виконання пілотного проекту (з проведенням всіх наступних корегувань для найбільш якісної реалізації основного проекту);
  • Безпосередньо сканування документів;
  • Видокремлення атрибутів документів, які однозначно ідентифікують їх під час здійснення пошуку;
  • Впровадження системи електронного архіву на підприємстві.

Хто може створити електронний архів

Компанія ЕЛАУ вже майже вісім років проводить повний спектр робіт пов'язаних із створенням електронних архівів будь-якої складності для найрізноманітніших організацій і підприємств.

Серед наших клієнтів: органи влади, державні підприємства, установи освіти та культури, промислові підприємства, комерційні компанії (медицина/фармацевтика, будівництво, ритейл), державні архіви.

З чим нам доводилося працювати: з кадровими архівами, організаційно -розпорядчими документами, фінансовою ( бухгалтерською) документацією, нормативною документацією, клієнтськими досьє, збірками раритетних книг, колекціями нумізматики та фалеристики і багато чим іншим.

Зверніться до нас і ми охоче візьмемо на себе всі турботи по створенню повноцінного електронного архіву вашої організації або підприємства!